מדריך לאירועי חברה
הפקת אירוע חברה
מהתקציב ועד הרשימה בכניסה
הפקת אירוע חברה מתחילה שלושה עד ארבעה חודשים לפני התאריך: מגדירים מטרה (הוקרה לעובדים, סוף שנה, חג או ערב לקוחות), קובעים תקציב לפי מספר המשתתפים, סוגרים מקום שמתאים לגודל ולאופי של החברה, ושולחים הזמנה עם אישורי הגעה כחודש לפני. ברוב החברות בישראל אירוע ערב נקבע ליום חמישי, האוכל כשר כדי שכל העובדים יוכלו לאכול, ואת מספר המשתתפים הסופי מעבירים לקייטרינג כמה ימים לפני האירוע, לפי מה שכתוב בחוזה.
₪1.49 להזמנה, תשלום אחד לאירוע. איך זה עובד באירוע חברה
איזה מקום מתאים לאיזה אירוע
המקום קובע חצי מהתקציב ואת רוב הלוגיסטיקה. כך נראות האפשרויות הנפוצות בישראל.
אולם או גן אירועים
מתאים לחברה של 150 עובדים ומעלה שרוצה ערב מלא: אוכל, במה, DJ והופעה. החבילה כוללת בדרך כלל מלצרים, הגברה וחניה, אבל יש מינימום מנות ותאריכי חמישי נתפסים מוקדם.
מסעדה בסגירה מלאה
טוב לצוותים של 20 עד 80 איש. אווירה אינטימית ותפריט קבוע, בלי צורך בספקים נוספים. שאלו מה המינימום לסגירה ואם אפשר להביא מוזיקה.
המשרד או הגג של הבניין
הכי זול והכי קל להגיע אליו: אין הסעות ואין חניה חדשה. מתאים להרמת כוסית, לערב חנוכה או לאירוע סוף רבעון. צריך לבדוק מה מותר בבניין לגבי רעש, אלכוהול ושעות.
יקב, חווה או מתחם בטבע
בגליל, ברמת הגולן, בשפלה או בהרי ירושלים. נותן תחושת יציאה, אבל כמעט תמיד מחייב הסעות מהמשרדים וחישוב זמני נסיעה בפקקים של יום חמישי.
מלון עם אולם כנסים
הבחירה הטבעית כשמשלבים יום תוכן עם ערב: הרצאות בבוקר, ארוחה וערב חברה באותו מקום. באילת ובים המלח זה הופך לכנס עם לינה, ואז צריך תשובות מוקדם יותר.
מועדון חוף
בעונה החמה, מאי עד אוקטובר. אווירה קלילה ושקיעה, אבל רוח, חניה ותוכנית חלופית הם חלק מהתכנון.
לוח זמנים להפקה
כלל אצבע לאירוע ערב של 100 עד 500 עובדים. לאירוע קטן אפשר לקצר בחצי.
4 חודשים לפני
מגדירים מטרה, תקציב ותאריך. בודקים שהתאריך לא נופל בערב חג, בחופשת בתי הספר או בשבוע של סגירת רבעון.
3 חודשים לפני
מבקשים שלוש הצעות מחיר למקום ולקייטרינג, ובודקים בחוזה את מועד העברת המספר הסופי ואת תנאי הביטול.
חודשיים לפני
סוגרים ספקים: הגברה ו-DJ, צלם, הופעה, הסעות. מחליטים אם בני ובנות זוג מוזמנים, כי זה משנה את המספר כמעט פי שניים.
4 עד 5 שבועות לפני
שולחים הזמנה עם אישורי הגעה, שאלה על העדפות תזונה ושאלה על הסעה.
שבועיים לפני
תזכורת למי שלא ענה. מעבירים לקייטרינג רשימת צמחונים, טבעונים ואלרגיות, ולחברת ההסעות מספר נוסעים לפי אזור.
שבוע לפני
סוגרים מספר סופי מול המקום. כאן מתברר כמה שווה רשימה מעודכנת.
יום לפני
הודעה עם כתובת, ניווט, חניה ושעת יציאת ההסעות.
אחרי האירוע
הודעת תודה וסקר קצר: מה עבד ומה לשנות בשנה הבאה.
כמה עולה אירוע חברה: סדרי גודל
הטווחים כאן הם הערכה גסה שלנו לפי הצעות מחיר נפוצות, לא מחקר שוק. הם נועדו לעזור לבנות טבלה ראשונה, לא להחליף הצעות מחיר.
| סוג האירוע | סדר גודל | מה משפיע |
|---|---|---|
| הרמת כוסית במשרד עם כיבוד | עשרות שקלים לעובד | תלוי אם מזמינים קייטרינג או מגשי אירוח, ואם יש שי לחג. |
| ערב במסעדה בסגירה | בערך 200 עד 450 ₪ לאדם | תפריט קבוע ושתייה. אלכוהול חופשי מעלה את המחיר. |
| ערב באולם עם הפקה | בערך 300 עד 700 ₪ לאדם ומעלה | אוכל, DJ, הגברה ותאורה. הופעה של אמן ידוע היא סעיף נפרד. |
| יום גיבוש עם פעילות והסעה | בערך 250 עד 700 ₪ לאדם | תלוי בסוג הפעילות, במרחק מהמשרד ובמספר האוטובוסים. |
המחירים משתנים מאוד לפי אזור, עונה, יום בשבוע ומספר משתתפים. בקשו לפחות שלוש הצעות, ובדקו מה כלול: מע"מ, שירות, הגברה וחניה.
ההזמנות ואישורי ההגעה הם סעיף קטן בטבלה: ₪1.49 לעובד ב-Eventi. דוגמאות ל-200 ו-500 עובדים
אירוע סוף שנה, אירוע לקוחות ואירוע קטן
שלושה מקרים שמשנים את התכנון, גם אם השלד נשאר אותו שלד.
אירוע סוף שנה לעובדים
בחברות שעובדות לפי שנה אזרחית הוא נופל בדצמבר, קרוב לחנוכה, ובחברות אחרות בספטמבר לפני ראש השנה. בדצמבר מזג האוויר מוציא את האירועים הפתוחים מהמשחק, ותאריכי חמישי באולמות נתפסים מוקדם. ערב סוף שנה הוא גם הזמן לחלוקת הוקרה לעובדים, אז כדאי שהמנהלים יאשרו הגעה מוקדם.
אירוע לקוחות
כאן כל תשובה שווה יותר: לקוח שלא הגיע הוא הזדמנות שהוחמצה. מזמינים מוקדם יותר, שישה שבועות לפני, כותבים בהזמנה מי מארח ומה יהיה בתוכן, ומקפידים שאנשי המכירות יידעו מי אישר כדי לפגוש אותו בכניסה.
אירוע חברה קטן
לצוות של 10 עד 30 איש לא צריך מפיק. מסעדה בסגירה חלקית, סדנת בישול או ערב בבית של אחד המנהלים עובדים מצוין. גם כאן כדאי לשאול על העדפות תזונה מראש, כי בקבוצה קטנה כל מנה חסרה מורגשת.
מה חייב להופיע בהזמנה לאירוע חברה
עובדים מקבלים הרבה הודעות מהחברה. הזמנה טובה עונה מראש על השאלות שאחרת יגיעו ל-HR בפרטי.
- יום, תאריך ושעת התחלה, וגם שעת סיום משוערת, בשביל הורים שצריכים לסדר בייביסיטר.
- כתובת מלאה, איפה חונים ואם החניה בתשלום.
- אם יש הסעות: מאיזה משרד או אזור הן יוצאות, ובאיזו שעה.
- האם בני ובנות זוג מוזמנים. אם לא, כתבו את זה בעדינות ובמפורש.
- קוד לבוש, אם יש. "קז'ואל" או "ערב חגיגי" חוסכים התלבטויות.
- שאלה על העדפות תזונה: צמחוני, טבעוני, ללא גלוטן, אלרגיות.
- תאריך אחרון לאישור הגעה, ומי איש הקשר לשאלות.
כשהרשימה היא 300 עובדים ב-8 מחלקות
בחברה גדולה ההזמנה יוצאת במייל, חלק מהעובדים לא פותחים אותו, וה-HR מוצא את עצמו מתקתק טבלת אקסל ושולח הודעות למנהלי מחלקות. שבוע לפני האירוע עדיין לא ברור כמה מנות להזמין, ומי צריך הסעה מאיזה אזור.
- Eventi שולחת את ההזמנה בוואטסאפ לכל עובד, עם כפתורי מגיע, לא מגיע ועדיין לא בטוח. את הרשימה מייבאים מקובץ Excel או CSV של ה-HR.
- עמודת הקבוצה מקבלת את שם המחלקה, כך שאפשר לראות מי ענה בכל מחלקה ולשלוח הודעה שונה לכל קבוצה.
- מי שלא ענה מקבל תזכורת אוטומטית, מי שבלי וואטסאפ מקבל SMS, ומי שעונה מוסיף העדפות תזונה ותשובה לשאלת ההסעה.
- יום לפני יוצאת הודעה עם ניווט למקום, ובכניסה עמדת קבלה שמחפשת עובד לפי שם.
₪1.49 להזמנה עם וואטסאפ, SMS ותזכורות, או ₪2.48 עם שיחת AI למי שלא ענה. מינימום ₪49 לאירוע. אישורי הגעה לאירוע חברה · מחירים · כמה באמת יגיעו
נוסח לדוגמה להזמנה לערב חברה
הגיע הזמן לחגוג את השנה שעברנו ביחד. ערב החברה השנתי יתקיים ביום חמישי, 10 בדצמבר, ב-19:30, בגני התערוכה בתל אביב. אוכל טוב, הופעה ורחבה, ובני ובנות זוג מוזמנים. הסעות יוצאות ב-17:45 מהמשרד בחיפה וב-18:30 מפתח תקווה. נשמח שתאשרו הגעה עד 26 בנובמבר.
את הנוסח מדביקים ב-Eventi, וכל עובד מקבל אותו בוואטסאפ עם השם שלו וכפתורי תשובה.
שאלות על הפקת אירוע חברה
תשובות קצרות למי שמארגן עכשיו.
עוד מדריכים לאירועי חברה
מארגנים הפקת אירוע חברה? תדעו מי מגיע לפני שסוגרים מספר.
פתחו אירוע ב-Eventi₪1.49 להזמנה. ההרשמה והעיצוב בלי תשלום.